LAPP rikkumistest teavitamise menetluse eeskirjad

Sisukord

1. LAPP rikkumistest teavitamise menetluse eeskirjad

Mis on rikkumistest teatamise süsteem?
Mis on menetluse eeskirjad?
Millisest kuupäevast meie menetluse eeskirjad kehtivad?

2. Meie menetluse eeskirjad

Millist liiki rikkumistest teatamise puhul võib seda menetlust kasutada?
Keda võiksid rikkumiste teated puudutada?
Milliste kanalite kaudu saab rikkumistest teatada?
Veebipõhine teatamissüsteem
E-kiri vastavusega seotud küsimusteks
Vihjeliin vastavusega seotud küsimusteks
Vastavuse korraldus
Kuidas me teie teadet töötleme?
Kuidas te olete kaitstud diskrimineerimise või karistuste eest seoses võimaliku rikkumise teatamisega?
Dokumentatsioon
Menetluse eeskirjade eest vastutav isik

*Menetluse eeskirjades kasutatud isikunimetused hõlmavad kõiki sugusid, kui pole märgitud teisiti.

1. LAPP rikkumistest teavitamise menetluse eeskirjad

Mis on rikkumistest teatamise süsteem?

Nõuetele vastavuse ja ausameelsuse ning seega ka seadusliku käitumise nõue on LAPP-i jaoks esmatähtis. Seetõttu on oluline tuvastada riskid varakult ja neid aegsasti ennetada. Rikkumistest teavitamise süsteem on seega peamine vahend, mille abil saab teada anda riskidest ja väärkäitumisest ning algatada uurimisi. LAPP rikkumistest teatamise süsteem võimaldab meil saada teavet võimalike riskide ja väärkäitumise kohta LAPP-is, meie äripartnerite juures või meiega muul viisil seotud ettevõtetes. Selle eesmärk on teabe esitamine, kui ametialases kontekstis on teavet või põhjendatud kahtlus tegeliku või võimaliku väärkäitumise kohta. Sel viisil saab rikkumist objektiivselt hinnata ja vastavad meetmed võimalikult kiiresti kasutusele võtta, seda nii konkreetse rikkumise puhul kui ka tulevaste juhtumite ennetamiseks.

Rikkumisest teavitajal peab olema võimalik oma parima teadmise ja südametunnistuse kohaselt eeldada, et tema antud teave on tõene. Kui teatega avalikustatakse ärisaladus, peab teavitaja olema veendunud, et selline avalikustamine on vajalik rikkumise paljastamiseks. Me uurime saadud teateid süstemaatiliselt ja vajaduse korral võtame kasutusele sobivad järelmeetmed.

a) Riskid ja rikkumised LAPP-is

Riskidest ja rikkumistest teatamine LAPP-is aitab ära hoida kahju. Nõuetele vastavusega seotud rikkumised kahjustavad ettevõtet ja üksikisikute väärkäitumine mõjutab kõiki töötajaid. LAPP-i hea maine ja meie äripartnerite usalduse aluseks on nõuetele vastavus ja ausus. Samuti mõjutab nõuetele vastavus meie töötajate heaolu ja seega meie ettevõtte pikaajalist majanduslikku edu.

Selleks, et sellise kahjuga võimalikult kiiresti tegeleda ja seda ennetada, vajame teie abi. Seetõttu loodame konkreetse ja põhjendatud kahtluse korral teie valmisolekule teatada võimalikest eeskirjade eiramistest ja rikkumistest.

b) Riskid ja väärkäitumine äripartnerite ja muude LAPP-iga muul viisil seotud ettevõtete poolt

Me ootame ausust mitte ainult kõigilt oma töötajatelt, vaid ka oma äripartneritelt.

LAPP-i eesmärk on saavutada oma finants-, sotsiaalseid ja keskkonnaalaseid eesmärke ühetaoliselt ja sünkroonis. Selle kohustuse täitmiseks globaalsel tasandil ja oma ärisuhetes rakendame oma tarnijate jaoks mitmesuguseid meetmeid.

Kui meie äripartnerite juures või LAPP-iga muul viisil seotud ettevõtetes peaks ilmnema riske ja rikkumisi, eelkõige kestlikkuse seotud standardite rikkumisi, tuleb meid neist teavitada – selleks on ette nähtud rikkumistest teatamise süsteem.

Mis on menetluse eeskirjad?

Käesolevad menetluse eeskirjad sisaldavad kogu teavet selle kohta, kuidas esitada aruanne läbi LAPP rikkumistest teatamise süsteemi. Rikkumisest teatajale on neis toodud teave selle kohta, kuidas teade saata, millised menetlustoimingud käivitavad teadete saatmise, kuidas teatajad on kaitstud, kuidas neid teavitatakse edasistest sammudest ning millal on oodata tagasisidet.

LAPP kontsernil on olnud rikkumistest teatamise süsteem juba mitu aastat. Käesolevate menetluse eeskirjade eesmärk on täiendada seda süsteemi, muutes selle läbipaistvaks.

Menetluse eeskirjad peaksid julgustama rikkumisest teatajaid ja neid abistavaid isikuid esitama aruannet, toetades sellega LAPP-i ning aidates tagada asjakohaste nõuete järgimise.

Millisest kuupäevast meie menetluse eeskirjad kehtivad?

LAPP rikkumistest teatamise süsteemi menetluste eeskirjad jõustuvad kohe. Nende ajakohasuse tagamiseks vaadatakse see vähemalt kord aastas läbi ja vajaduse korral muudetakse.

2. Meie menetluse eeskirjad

Millist liiki rikkumistest teatamise puhul võib seda menetlust kasutada?

Te võite kasutada rikkumistest teatamise süsteemi, et teatada seaduslike sätete (sealhulgas tarneahelaga seotud hoolsuskohustusi käsitleva seadusandluse), vabatahtlikult võetud kohustuste ja ettevõtte sise-eeskirjade rikkumistest, eelkõige järgmistes valdkondades:

Raamatupidamine, audit ja sisemine finantskontroll
Ettevõtte ausus
Keskkond, tervis ja turvalisus
Inimressursid, mitmekesisus ja austus töökohal
Vara või teenuste väärkasutamine/omastamine
Muu

Märkus: LAPP-i tarneahela kaebuste esitamise protsess

Rikkumistest teatamise süsteemi kaudu saab teada anda ka meie äripartnerite standardite võimalikest rikkumistest, eelkõige inimõigustega seotud rikkumistest ja keskkonnakaitsestandardite rikkumistest meie otseste ja kaudsete tarnijate poolt. Teavitussüsteemi laekunud teated edastatakse kaebuste menetlemiseks ettevõttesiseselt asjakohastele isikutele/osakondadele.

LAPP-i tarneahela kaebuste menetlemise protsessi eesmärk on menetleda teateid või kaebusi seoses võimalike inimõigustega seotud rikkumiste ja keskkonnakaitsestandardite rikkumistega LAPP-i tarneahelas.

Üksikasjalikku teavet konkreetsete teemade kohta saate teate saatmise protsessi käigus.

Te võite kasutada rikkumistest teatamise süsteemi ka siis, kui te soovite saada teavet nõuete täitmisega seotud küsimuste kohta.

Teavitussüsteem ei ole mõeldud LAPP-i või meie äripartnerite tooteid või teenuseid puudutava tagasiside või kaebuste esitamiseks. Kui te ei ole rahul teenuste või toodetega, võtke palun ühendust meie klienditeenindusmeeskonna või oma otsese kontaktisikuga.

Keda võiksid rikkumiste teated puudutada?

Teade võib puudutada nii LAPP-i enda kui ka äripartnerite (nt otsesed ja kaudsed tarnijad) äriüksusi.

Võite teatada mis tahes järgmistest rikkumistest:

LAPP-i kontserni töötajate poolt oma kutsetegevuse käigus toime pandud rikkumised
LAPP-i kontserni äripartnerite (nt tarnijad) poolt toime pandud rikkumised

Milliste kanalite kaudu saab rikkumistest teatada?

LAPP rikkumistest teatamise süsteem pakub erinevaid tasuta ettevõttesiseseid teadete edastamise kanaleid, mis võimaldavad teatada võimalikest rikkumistest või esitada küsimusi nõuetele vastavuse kohta:

Veebipõhine teatamissüsteem

LAPP rikkumistest teatamise süsteem koos oma veebipõhise teatamissüsteemiga on ettevõttesisene tasuta kanal, mille kaudu saab teada anda võimalikest rikkumistest või esitada küsimusi nõuetele vastavuse kohta.

Teated ja küsimused võib saata kas Lapp Holding SE kesksele õigus- ja vastavusosakonnale Stuttgartis või vastava riigi organisatsioonile, millel on oma veebipõhine teadete edastamise süsteem.

Veebipõhist rikkumistest teatamise süsteemi otris pakub väline teenusepakkuja, kelle ligipääs süsteemile on rangelt reguleeritud ja kellel on süsteemile minimaalsed ligipääsuõigused. Teadete saatmine toimub selles vahendis oleva veebivormi kaudu, mille abil saab rikkumisest teavitaja esitada aruande, märkides ära teema ja olukorra.

Teatamine võib toimuda anonüümselt või nimeliselt. Teate esitamisel ei ole ajalisi ega tehnilisi piiranguid. Teavitussüsteem on saadaval saksa, inglise ja 11 muus keeles ning seda saab vajaduse korral laiendada täiendavate keelte lisamiseks.

Süsteem on konfidentsiaalne ja turvaline. Kui teie soovitud keelt ei ole loetletud, võite esitada teate mis tahes muus keeles.

Kui soovite esitada aruande anonüümselt või oma nime alt, klõpsake nupule „Saada teade”. Edasine teate saatmise protsess koosneb järgmisest kolmest etapist:

1. Kõigepealt palutakse teil valida teema oma teatele. Selleks on olemas nimekiri teemadest, mille hulgast saab valida. Seejärel täitke palun teema lahter ja teate tekstiväli. Kirjutage teade oma sõnadega ja soovi korral lisage faile. Pidage meeles, et dokumendid võivad sisaldada teavet autori kohta. On teie otsustada, kas soovite jääda anonüümseks või avaldada oma nime.

Teate puhul võiks kaaluda järgmisi küsimusi:

Kes on juhtumiga seotud?
Mis juhtus?
Kus see juhtus?
Millal see juhtus?
Kes teab juhtumist?
Kuidas väiteid tõestada?

Teatele tuleks lisada dokumendid, mis võivad uurimise käigus abiks olla.

2. Järgmise sammuna määrake endale parool, mida saate kasutada oma anonüümse postkasti jaoks (teatega saadud teabe saamiseks). Parooli (vähemalt 12 tähemärki) saate määrata ise või genereerida selle automaatselt. Pärast parooli määramist peate kinnitama selle turvaküsimusega. Palun hoidke oma salasõna hoolikalt, kuna vajate seda oma anonüümsele postkastile juurdepääsuks.

3. Viimases etapis saate oma teate numbri. Palun hoidke seda hoolikalt. Anonüümsele postkastile juurdepääsuks vajate ka oma teate numbrit.

Kui olete kaitstud postkasti juba loonud, saate sellele otse ligipääsu nupu „Jälgi minu teadet” kaudu. Ka siin peate kõigepealt kinnitama turvaküsimuse. Kui te ei ole sisestanud e-posti aadressi, kontrollige regulaarselt, kas olete saanud vastuse oma teatele. Saate juurdepääsu anonüümsele postkastile oma teate numbri ja parooliga, mille olete ise seadnud või automaatselt genereerinud. Siin saate jälgida oma aruannet, näha saaja vastuseid ja saata lisateavet.

Kui te ei sisesta andmeid, mis võimaldavad teid isiklikult tuvastada, kaitseb digitaalne teavitamissüsteem teie anonüümsust.

Palun kontrollige postkaste regulaarselt, et näha, kas olete uusi teateid saanud. Kinnitame teie teate kättesaamist teie postkasti teate saatmisega ja vajaduse korral saadame teile täiendavaid küsimusi, mis võivad olla olulised juhtumi lahendamiseks.

E-kiri vastavusega seotud küsimusteks

LAPP rikkumistest teatamise süsteemiga saab ühendust järgmise e-posti aadressi kaudu:

Compliance.de.lhi(at)lapp.com

Saabuvaid teateid ja küsimusi menetlevad keskne õigus- ja vastavusosakond ning keskne siserevisjoni osakond.

Postkastile kehtivad ranged, minimaalsed kasutusõigused. Teateid saab esitada kirjalikult, saksa ja inglise keeles, ööpäev läbi, 365 päeva aastas. Kokkuleppe korral saab teate esitada ka telefoni teel või isiklikult.

Vihjeliin vastavusega seotud küsimusteks

LAPP rikkumistest teatamise süsteemiga saab ühendust nõuetelevastavuse vihjetelefoni kaudu:

+49 711-7838 8888

Sissetulevaid telefoni teel saadetud teateid ja küsimusi töötleb keskne õigus- ja nõuetele vastavuse osakond.

Vastavuse korraldus

Nõuetele vastavuse organisatsioon on kättesaadav kogu maailmas.

Otse vastavusjuhile saadetud teadete ja vastavusküsimuste töötlemisse kaasatakse tavaliselt Stuttgarti keskne õigus- ja vastavusosakond.

Vastavusjuhi postiaadress:

LAPP Holding SE

Chief Compliance Officer

Abteilung Recht & Compliance

Oskar-Lapp-Str.2

70565 Stuttgart, DE

Kui soovite isiklikku kohtumist, saatke meile kohtumise kokkuleppimiseks kiri aadressile compliance.de.lhi(at)lapp.com.

LAPP piirkondades ja tütarettevõtetes on piirkondlikud ja kohalikud nõuetele vastavuse eest vastutavad ametnikud, kes on teie teadete ja küsimuste korral teie kontaktisikuks. Teade võib tavaliselt olla kohalikus keeles või inglise keeles. Teateid ja küsimusi menetletakse üldiselt kohapeal. Kui teade puudutab olulist rikkumist, teavitatakse sellest keskset õigus- ja vastavusosakonda.

Keskne õigus- ja vastavusosakond on kohustatud hoidma teate saatnud isiku ja kõigi aruannetes nimetatud isikute isikuandmed konfidentsiaalsena. Teate töötlemisel tegutseb osakond alati konfidentsiaalselt ja erapooletult, kooskõlas juhistega, tagades ülesannete sõltumatu täitmise rikkumistest teatamise süsteemi raames.

Vajaduse korral võib asja sisejuurdluse läbiviimiseks määrata ka teisi selle funktsiooniga osakondi/isikuid. Nimetatud põhimõtted kehtivad kõigile asja menetlemisega seotud pooltele.

Kuidas me teie teadet töötleme?

Teate kättesaamine kinnitatakse hiljemalt seitse päeva pärast selle saamist, välja arvatud juhul, kui see ei ole anonüümsuse tõttu võimalik.

Kõigepealt viiakse läbi kehtivuse kontroll. Erapooletult vaadatakse üle sisu ja asjaolud, et kontrollida nende usutavust. Vajaduse korral võidakse teate saatnud isikult paluda täiendavat teavet.

Kui uurimise tulemusel leitakse, et asjaolud on ebausaldusväärsed, nt arusaamatud, juriidiliselt või faktiliselt võimatud või muul põhjusel mitteveenvad, saab teate esitaja vastava vastuse. Asi lõpetatakse ja menetlemist ei jätkata.

Kui asjaolusid peetakse usutavaks, toimub teises etapis uurimine kindlaksmääratud kriteeriumide alusel. Vajaduse korral võib asja sisejuurdluse läbiviimiseks määrata ka teisi selle funktsiooniga osakondi/isikuid. Asjaomastele isikutele kehtib süütuse presumptsioon seni, kuni rikkumine on tõendatud.

Kui uurimise käigus selgub, et teade ei vasta tõele, või kui vaatamata asjakohasele uurimisele ei ole võimalik teadet kinnitada või kehtivaks lugeda, uurimine lõpetatakse. Rikkumisest teatajale saadetakse vastav vastus, välja arvatud juhul, kui see ei ole anonüümsuse tõttu võimalik.

Kui asjaolude uurimise käigus selgub, et teade vastab tõele, võetakse asjakohased meetmed tuvastatud rikkumise heastamiseks ja kahju piiramiseks ning vajaduse korral seotud riskide vältimiseks. Kui sellega sisejuurdlust või aruandega seotud või selles nimetatud isikute õigusi ei kahjustata, saadetakse teate saatjale vastus, mis sisaldab võetud ja kavandatud järelmeetmeid ning selgitust. Seda ei tehta juhul, kui anonüümsuse tõttu ei ole võimalik vastata.

Teadete töötlemiseks kuluv aeg võib varieeruda. Uurimine tuleks üldjuhul lõpetada kolme kuu jooksul pärast teate kättesaamise kinnituse saatmist.

Kuidas te olete kaitstud diskrimineerimise või karistuste eest seoses võimaliku rikkumise teatamisega?

Rikkumisest teatavate või LAPP-i uurimistegevuses osalevate isikute diskrimineerimine ei ole vastuvõetav. Teate esitamine ei too teile mingisuguseid negatiivseid tagajärgi. Teadete saatmise süsteemi tõendatav ja tahtlik väärkasutamine, nt teadlik valesüüdistuste esitamine, ei ole lubatud.

Dokumentatsioon

Saabuvad teated ja nendega seotud tegevused dokumenteeritakse. See kehtib ka teadete puhul, mis osutuvad ebausaldusväärseks. Saadud teated dokumenteeritakse vastavas registris.

Kogu protsessi dokumenteerimise suhtes kohaldatakse ranget juurdepääsu ja rollide kava. Juurdepääs on piiratud vastavusorganisatsiooni liikmete ja vajaduse korral kindlate osakondade/spetsialistidega, kes aitavad uurimises kaasa. Järgitakse kehtivaid andmekaitse-eeskirju ning isikuandmed muudetakse anonüümseks või pseudonüümitakse, kui see on vajalik.

Menetluse eeskirjade eest vastutav isik

Menetluse eeskirjade eest vastutav isik:

Lapp Holding SE

Oskar-Lapp-Str.2

70565 Stuttgart, DE

0711/7838-01